Die Anzahl der Arbeitsstunden pro Tag ist begrenzt, aber wenn Sie sie sinnvoll nutzen, werden Sie das Gefühl haben, dass sie ausreichen. Das Ziel besteht nicht darin, rund um die Uhr zu schuften und Sonnenschein, Leben und Gesundheit zu verpassen, um mehr Geld zu verdienen. Das Ziel besteht darin, bei der Arbeit hochkonzentriert zu sein. Damit Sie an Ihrem Computer ankommen und wissen, was Sie tun müssen, und es erledigen können.

ChatGPT macht Menschen bereits produktiver. Die gemeinsame Erstellung mit dem großen Sprachmodell von OpenAI kann Ihnen beim Schreiben Ihrer E-Mails, Ihrer Website-Homepage oder SEO-optimierten Blogbeiträge helfen. Aber wie wäre es, wenn Sie sich Hilfe holen, bevor Sie überhaupt entscheiden, woran Sie arbeiten möchten?

Doktor Alvaro Cintas-Canto ist Computeringenieur und Assistenzprofessor an der Marymount University, wo er an der Lehre und Forschung zu künstlicher Intelligenz, Hardwaresicherheit und kryptografischer Technik beteiligt ist. Mit einem Doktortitel und einem MSc in Informatik und Ingenieurwesen nutzt er Twitter (jetzt X), um ein wachsendes Publikum von KI-Enthusiasten über neue Tools und die neuesten technologischen Fortschritte aufzuklären. Dank seiner Expertise in den Bereichen KI, maschinelles Lernen und Cybersicherheit kann er die Lücke zwischen komplexen technologischen Konzepten und ihrer praktischen Anwendung in der Wirtschaft schließen.

Cintas-Canto glaubt, dass eine dieser Anwendungen Geschäftsinhabern dabei hilft, ihre Zeitmanagementfähigkeiten zu verbessern. So können Sie ChatGPT zu Ihrem persönlichen KI-Produktivitätscoach machen.

So schulen Sie ChatGPT als Ihren Produktivitätscoach

Strukturieren und priorisieren Sie Ihre Aufgaben

Wachen Sie jeden Morgen mit einem Aktionsplan auf, und Sie werden große Augen haben und voller Tatendrang sein. Wenn Sie ohne diesen Plan aus dem Bett fallen, wird Ihnen der ganze Tag unorganisiert vorkommen. Cintas-Canto empfiehlt Ihnen, ChatGPT zu bitten, Ihren Tag in einem praktischen Tabellenformat zu planen. Erklären Sie, worauf es ankommt, damit Sie die wichtigsten Dinge erledigen können.

„Wie sollte ich meinen Tag strukturieren, um das Beste zu erreichen? Drücken Sie die Ausgaben in einer Tabelle aus [Insert tasks and available time]„Zusätzliche Eingabeaufforderungen könnten Informationen darüber enthalten, was Sie an diesem Tag erreichen möchten: „Es ist wichtig, dass ich es erledige.“ [describe your main tasks] Heute“ sowie zu den Zeiten, zu denen Sie Anrufe oder Besprechungen gebucht haben und zu denen Sie tendenziell die meiste Energie zum Schaffen haben.

Branchenübliche Methoden

Manchmal ist der beste Weg, etwas zu tun, nicht die Methode, die Sie sich gerade ausgedacht haben. Es ist die branchenweit akzeptierte Art, etwas zu erledigen. Könnte es sein, dass Ihre Branche eine Blaupause hat, die bisher an Ihnen vorbeigegangen ist? Finden Sie mit dieser einfachen Eingabeaufforderung heraus, was es ist.

„In Anbetracht der Art meiner Rolle [explain more about your role] im Bereich der [explain your industry], listen Sie einige branchenspezifische Zeitmanagementstrategien auf, die ich umsetzen könnte.“ Bitten Sie ChatGPT, Ihnen eine Empfehlung zu geben, basierend auf den Erkenntnissen aus Frage eins.

Aktivitäten subtrahieren

Es kommt nicht darauf an, was Sie tun, sondern darauf, was Sie nicht tun. Es ist wahrscheinlich nicht das Richtige, den Tag voll zu packen, aber wie entscheiden Sie, was Sie weglassen? ChatGPT kann Ihnen dabei helfen, das Unwesentliche zu entfernen. Es kann schwierig sein, Aufgaben zu eliminieren, Nebenprojekte zu schließen und „Nein“ zu Leuten zu sagen, die Ihnen den Kopf zerbrechen wollen, aber es muss passieren, wenn Sie Ihre Geschäftsziele erreichen wollen, ohne Ihren Verstand zu gefährden.

Cintas-Canto empfiehlt diese Aufforderung, um Ihre Belastung zu reduzieren: „Überlege meinen Tagesplan [add the plan from part one], welche unwesentlichen Aktivitäten könnte ich reduzieren oder eliminieren, um mehr Zeit zu sparen?“ Sie könnten auch fragen: „Wie würde ich das in der Praxis machen?“ und erklären: „Basierend auf meinem einzigen Hauptziel von [explain your mission].“

Wiederholbare Woche

Mittlerweile haben Sie einen Tagesplan, der bewährte Produktivitätsmethoden und nur die unbedingt notwendigen Aufgaben enthält. Bitten Sie ChatGPT, diesen Tagesplan zu einem Plan für Ihre ganze Woche zu erweitern. Es kennt Ihre Ziele, es weiß, was Sie sich vorgenommen haben, und prüft, ob Sie eine Struktur schaffen können, die bis zum Freitag Bestand hat.

Die Aufforderung von Cintas-Canto ist ganz einfach: „Erstellen Sie für mich einen Wochenplan basierend auf diesen Aufgaben.“ [insert tasks] und mein Geschäftsziel von [your one main goal].“ Man könnte hinzufügen: „Ich möchte, dass jeder Tag so ist [similar/different] entsprechend dem von Ihnen vorgegebenen Tagesablauf [explain changes for the other days].“ Was folgt, ist eine Option, wie Sie Ihre Woche verbringen. Bitten Sie um Änderungen, bis es absolut perfekt ist.

Zeitleiste der Meilensteine

Sie haben den Tages- und Wochenplan erstellt und wissen, wie Sie jede Stunde verbringen werden. Aber wie passt das zum Gesamtbild? Der Zweck des heutigen Tages besteht darin, Fortschritte zu machen. Planen Sie diese Fortschritte also auf, um konzentriert zu bleiben und weiterzumachen. Fordern Sie ChatGPT auf, indem Sie Ihre langfristigen Ziele erläutern, und lassen Sie sich vorschlagen, wie Sie diese in kleinere Teile aufteilen können. Wenn der Zeitplan weniger ehrgeizig erscheint als Sie, fordern Sie ihn mit doppelter Geschwindigkeit an.

Hier ist die Eingabeaufforderung von Cintas-Canto. „Basierend auf meinen Zielen [explain your one big goal and any smaller ones]schlagen Sie einen Zeitplan mit Meilensteinen vor, damit ich diese Ziele innerhalb erreichen kann [insert time frame].“ Sehen Sie, was angezeigt wird, und nehmen Sie bei Bedarf erneut Änderungen vor.

Umgang mit Unterbrechungen

An jedem beliebigen Tag werden Sie unterbrochen. Kunden werden ihre Hände heben, Teammitglieder werden Ihr Gehirn durchforsten wollen und es wird an der Tür klopfen. Aber Sie möchten Ihren Zeitplan schützen und Dinge erledigen. Bitten Sie ChatGPT um Hilfe, wie Sie diese wohlmeinenden Wichtigtuer ignorieren können, damit Sie wieder Ihrer Arbeit nachgehen können, ohne Anstoß zu erregen.

Cintas-Canto empfiehlt Ihnen, diese Eingabeaufforderung zu kopieren und einzufügen, um auf alles vorbereitet zu sein. „Geben Sie einen Leitfaden für den effizienten Umgang mit Unterbrechungen und Ablenkungen während meines Arbeitstages. Dazu könnten gehören: [insert typical interruptions and when they might happen].“ Wenn irgendetwas interessant klingt, fragen Sie nach weiteren Informationen. ChatGPT könnte Ihnen sogar höfliche Möglichkeiten bieten, jemanden abzulehnen.

Erreichen Sie mit diesen sechs Tipps eine unglaubliche Produktivität. Machen Sie mehr aus Ihren Arbeitszeiten, indem Sie Ablenkungen minimieren, das Unwesentliche weglassen und mit dem beginnen, was am wichtigsten ist. Holen Sie sich eine zweite Meinung zu Produktivitätstechniken und Ihrem Tagesablauf ein, bevor Sie diese auf die Planung Ihrer produktivsten Woche ausweiten. Arbeiten Sie nicht unabsichtlich rund um die Uhr, machen Sie einen Plan und halten Sie sich daran.