Wenn Sie verwendet haben Microsoft Outlook auf Ihrem Windows-PC, sind Sie möglicherweise plötzlich auf ein Popup gestoßen, in dem Sie gefragt werden, ob Sie Ihre E-Mails archivieren möchten. Während Outlook Sie regelmäßig daran erinnert, werden wir in diesem Beitrag sehen, wie Sie es verwenden können Archivieren Sie Ihre alten Artikel automatisch wie E-Mail, Aufgaben, Notizen, Kontakte usw. in Microsoft Outlook 2021/19, um die Outlook-Leistung in Windows 11/10/8/7 bei Bedarf zu verbessern.
Automatische Archivierung Die Funktion von Outlook hilft bei der Verwaltung des Speicherplatzes in Ihrem Postfach oder auf dem von Ihnen verwendeten E-Mail-Server, indem alte Elemente automatisch archiviert und an den folgenden Speicherort verschoben und im PST-Format gespeichert werden:
C:\Benutzer\Benutzername\Dokumente\Outlook-Dateien\archive.pst
Während Sie alte Elemente jederzeit manuell in eine Speicherdatei übertragen können, klicken Sie auf Archiv auf der Datei können Sie alte Elemente auch automatisch mit der AutoArchivierungsfunktion übertragen lassen.
Alte Elemente in Outlook automatisch archivieren
Öffnen Sie dazu Outlook und klicken Sie auf Datei > Optionen, um das folgende Fenster zu erhalten. Klicken Sie anschließend auf der linken Seite auf Erweitert.
Hier sehen Sie eine Einstellung AutoArchivierung. Klicken Sie auf die Schaltfläche AutoArchivierungseinstellungen, um das folgende Fenster zu öffnen.
Um die automatische Archivierung in Outlook ein- oder auszuschalten, müssen Sie das Kontrollkästchen aktivieren oder deaktivieren Führen Sie die AutoArchivierung alle … Tage aus Kontrollkästchen.
Hier ändern Sie auch die Einstellungen für die automatische Archivierung von Outlook nach Ihren Wünschen.
Du kannst:
- Wählen Sie aus, wie oft die AutoArchivierung ausgeführt wird
- Wenn Sie zuerst aufgefordert werden möchten
- Bestimmen Sie die Reifezeit
- Wenn Sie alte Artikel löschen oder verschieben möchten
- Und so weiter.
Sobald Sie sie eingestellt haben, klicken Sie auf OK und beenden Sie.
Die standardmäßige Alterungszeit für jedes der Elemente ist wie folgt, aber Sie können sie jederzeit ändern:
| Mappe | Reifezeit |
| Posteingang und Entwürfe | 6 Monate |
| Gesendete Elemente und gelöschte Elemente | 2 Monate |
| Postausgang | 3 Monate |
| Kalender | 6 Monate |
| Aufgaben | 6 Monate |
| Anmerkungen | 6 Monate |
| Tagebuch | 6 Monate |
Das Archivieren alter Elemente trägt auch dazu bei, die Leistung von Outlook zu beschleunigen und zu verbessern.
Wie funktioniert das Outlook-Archiv?
Wenn Outlook auf Archivierung eingestellt ist, verschiebt es die E-Mails in einen bestimmten Ordner, sodass Sie sie nicht mehr sehen. Es ist fast wie ein Filter, aber markiert, um basierend auf den Kriterien in einen Ordner verschoben zu werden. Dies ist eine hervorragende Möglichkeit, um zu verhindern, dass E-Mails versehentlich gelöscht werden, wenn Sie E-Mails bereinigen, und das in großen Mengen. Es hilft Ihnen auch, den Posteingang aufzuhellen.
