Excel Tabellenkalkulation ist die erste Anwendung, die von vielen Branchen verwendet wird, um Geschäftspläne zu erstellen, Finanzberichte zu erstellen, Budgetberichte zu erstellen usw. Mit einfachen Worten, Excel-Tabellen werden verwendet, um Ihr Arbeitsleben zu systematisieren. Obwohl Excel ein leistungsstarkes Tabellenkalkulationstool ist, kann man sich jederzeit an die Arbeit machen, aber das Beherrschen von Excel kann zeitaufwändig sein und es würde wahrscheinlich etwas Geduld erfordern, mit Excel-Tabellen zu arbeiten.

Excel-Tipps, um Zeit zu sparen und schneller zu arbeiten

Das Verwalten und Berechnen von Daten in Excel mit erweiterten Formeln erfordert Ihre fundierten Kenntnisse in der Finanzanalyse und ist viel kritischer, als wir uns vorstellen. Einige Jobs haben monotone Schritte, die es erfordern, dass Sie unnötige Aufgaben immer wieder wiederholen, was Ihre Zeit verschwendet.

Microsoft Excel erledigt Ihre mühsame Arbeit auf einfache Weise. Ob es sich um wiederholte Aufgaben oder die saubere Verwaltung der Daten handelt, Excel macht es gut. Es gibt viele Excel-Funktionen, die die meisten von uns nicht kennen. Die Kenntnis dieser versteckten Tipps und Funktionen hilft uns, unsere Arbeit schneller abzuschließen und viel Zeit zu sparen. Heute werde ich Ihnen einige davon mitteilen Excel-Tipps um Zeit zu sparen und Ihre Arbeit schneller abzuschließen, auf Ihrem Windows-Computer.

Zeitsparende Tricks von Microsoft Excel

Es ist wichtig, Ihre Excel-Kenntnisse auf die nächste Stufe zu bringen, um sicherzustellen, dass Ihre Methoden zur Verwendung von Tabellenkalkulationen maximale Effizienz erzielen. Excel verfügt über viele integrierte Funktionen, mit denen Sie Ihre Arbeit schneller erledigen können. Sie können einige der Tipps und Tricks für die am häufigsten verwendeten Schritte in Excel beherrschen, um Ihre Effizienz beim Arbeiten mit Excel zu verbessern und Ihre kostbare Zeit zu sparen. In diesem Artikel skizzieren wir einige der Tipps, die Sie in den täglichen Arbeitsablauf integrieren können, die Sie von sich wiederholenden Aufgaben befreien und Ihnen helfen können, Zeit bei der Verwendung von Excel zu sparen.

Möglicherweise stehen wir vor kleinen Problemen wie dem Erstellen mehrerer Zeilen in einer einzelnen Zelle oder dem Drucken mehrerer Arbeitsblätter auf einem einzelnen Papier. Wir verwenden dazu verschiedene Techniken, die möglicherweise nicht so effizient sind, wie wir es uns wünschen. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie solche Aufgaben einfach erledigen können, um Zeit zu sparen und Ihre Arbeit schneller abzuschließen.

1. Verwenden Sie AutoFill

Auto Fill ist eine sehr nützliche Funktion, die automatisch eine Reihe von Zellen basierend auf dem Muster vorheriger Zellen füllt. Angenommen, Sie möchten eine Spalte mit Monatsnamen eingeben, geben Sie einfach Jan ein. Wählen Sie die Zelle aus und ziehen Sie sie nach unten. Das automatische Ausfüllen füllt die Monatsnamen auf magische Weise basierend auf dem vorherigen Muster aus.

2. Verwenden Sie Flash Fill

Flash Fill kombiniert und extrahiert Daten automatisch basierend auf dem in der ersten Spalte eingegebenen Datenmuster. Wenn Ihre erste Spalte beispielsweise abc/123/xyz enthält und Sie den Wert 123 in die zweite Spalte extrahieren möchten. Geben Sie einfach die Daten in die erste Zelle ein. In der zweiten Zelle kennt Excel das Muster und zeigt an, wie es aussehen soll, indem Sie einfach Flash Fill in der Gruppe Data Tools verwenden.

Auf die gleiche Weise können Sie die Daten mit Flash Fill kombinieren. .Wenn Sie beispielsweise E-Mail-Adressen in der ersten Spalte haben, können Sie die erste Spalte mit Flash Fill erstellen, indem Sie das richtige E-Mail-Muster und den richtigen Vornamen in die zweite Spalte eingeben. Mit einfachen Worten, wenn Sie die Daten extrahieren oder kombinieren möchten, klicken Sie einfach auf Flash Fill in der Data Tools-Sitzung, indem Sie das Muster eingeben, wie es angezeigt werden soll.

3. Verwenden Sie die Taste F4, um die sich wiederholende Aufgabe zu automatisieren

Die F4-Taste ist die am häufigsten verwendete Tastenkombination, mit der Sie bei sich wiederholenden Arbeiten Zeit sparen. Wenn Sie dieselben Schritte immer wieder wiederholen, können Sie die sich wiederholenden Aufgaben automatisieren, indem Sie die Taste F4 verwenden. Der F4 wiederholt einfach Ihre letzte Aktion oder Ihren letzten Befehl. Zusätzlich können Sie die Taste F4 verwenden, um die Arbeitsmappe und das Excel-Fenster zu schließen. Drücken Sie Strg+F4, um die Arbeitsmappe zu schließen, und verwenden Sie Alt+F4, um Excel zu schließen.

4. Verwenden Sie die Tastenkombination Strg

Es gibt viele Tastenkombinationen, die die effizienteste und schnellste Möglichkeit bieten, sich wiederholende Aufgaben zu erledigen.

• Strg+Umschalt+Pfeil nach unten – wählt alle Daten in der Spalte unterhalb der Zelle aus.
• Strg+Umschalt+Pfeil nach oben– wählt alle Daten in der Spalte über der Zelle aus.
• Strg+Umschalt+Pfeil nach rechts– wählt alle Daten rechts in der Zeile aus
• Strg+Umschalt+Linkspfeil– wählt alle Daten links in der Zeile aus
• Strg+Umschalt+Ende – Springt mit dem Cursor in die unterste rechte Zelle, die Daten in einem Arbeitsblatt enthält, und wählt jede Zelle mit Daten zwischen der ersten Zelle, die Sie auswählen möchten, und der untersten rechten Zelle mit Daten aus.

Um mehr über die STRG-Tastenkombinationen zu erfahren, überprüfen Sie die Liste auf office.com.

Lesen: Top 15 Finanzfunktionen in Microsoft Excel

5. Fügen Sie eine Notiz hinzu, um Formeln und Funktionen mit N()-Funktion zu erklären

Sie können Zellen mit erläuternden Anmerkungen versehen, die Ihnen helfen, sich an komplexe Funktionen und Formeln zu erinnern und diese anderen Benutzern von Tabellenkalkulationen zu erklären. Um Kommentare zu den komplexen Formeln hinzuzufügen, fügen Sie einfach hinzu +N(“Ihre Kommentare“) am Ende der Formel. Zum Beispiel eine Zelle mit Formel =Summe(B1:B2:B3) +N(“Ihre Notiz zur Formel”) zeigt sowohl Kommentare als auch Formeln an, wenn Sie auf diese Zelle klicken.

6. Verwenden Sie Paste Specials für schnelle Berechnungen

Sie können schnelle Berechnungen wie Addition, Subtraktion, Multiplikation oder Division in der Tabellenkalkulation durchführen, indem Sie Inhalte einfügen anstelle von Formeln verwenden. Diese Funktion ist einfach zu bedienen und äußerst nützlich für kleine Berechnungen, um Ihre Arbeit schneller zu erledigen. Wenn Sie beispielsweise eine Spalte mit einer Liste von Zahlen haben, die Sie durch 100 teilen möchten, geben Sie 100 in eine Zelle ein und kopieren Sie sie. Wählen Sie die Liste der Zahl aus, die Sie durch 100 teilen möchten, und klicken Sie auf Inhalte einfügen. Wählen Sie in diesem Dialogfeld die Option Teilen aus. Diese Methode dividiert sofort alle ausgewählten Zahlen durch 100.

7. Mehrere Zeilen in einer Zelle

Beim Ausfüllen der Excel-Tabelle müssen wir manchmal viele Informationen in einer einzigen Zelle haben. Wenn Sie beispielsweise die Adresse in eine Zelle schreiben möchten, muss sie sich in mehreren Zeilen innerhalb einer Zelle befinden. Wenn Sie dann die „Enter” Schaltfläche, bewegt sich die Steuerung zur nächsten Zelle, aber das ist nicht das, was wir wollen. Drücken Sie Alt + Eingabe um den Cursor in die nächste Zeile derselben Zelle zu bewegen. Dies wäre der Retter dafür, mehrere Zeilen in einer einzigen Zelle zu haben.

8. Zellenwerte schnell hinzufügen

Wenn Sie Werte oder den Durchschnittswert mehrerer Zellenwerte addieren möchten, müssen Sie die Formel nicht verwenden. Um diese grundlegenden Dinge zu erledigen, wählen Sie die Zelle aus und drücken Sie „Strg”-Taste und wählen Sie die gewünschten Zellen aus. In der Statusleiste unten in der Excel-Tabelle finden Sie die Summe, den Durchschnitt und andere berechnete Werte. Wenn Sie andere Werte sehen möchten, klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste auf die Statusleiste und wählen Sie den gewünschten Wert aus.

Sie können Werte wie Minimum, Maximum, Numerical Count (ausgewählte Zellen mit den numerischen Werten) und viele mehr hinzufügen.

9. Erstellen Sie Diagrammvorlagen zur Wiederverwendung

Immer wieder die gleiche Art von Diagramm zu erstellen, ist eine sich wiederholende Arbeit. Wenn Sie beispielsweise ein Diagramm für Verkaufsdaten des gesamten Monats erstellen möchten, ist es besser, die Diagrammvorlage zu erstellen und jedes Mal dieselbe Vorlage zu verwenden, wenn Sie das Diagramm verwenden möchten. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die Diagrammvorlage zu erstellen und wiederzuverwenden.

• Wählen Sie die gewünschten Daten aus und fügen Sie das Diagramm regelmäßig ein.
• Formatieren Sie es wie Sie möchten. Fügen Sie Gitterlinien, Datenbeschriftungen, Trendlinien und alles, was Sie wollen, hinzu oder entfernen Sie sie.
• Nachdem Sie das Diagramm wie gewünscht formatiert haben, wählen Sie das Diagramm aus und klicken Sie auf der Registerkarte „Design“ auf „Als Vorlage speichern“.
• Speichern Sie nun das Diagramm mit der Erweiterung „.ctrx“. Der Standardspeicherort zum Speichern der Diagrammvorlage ist C:\Benutzer\Benutzername\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\Charts und speichern Sie die Diagrammvorlage an diesem Ort selbst. Bei Bedarf können Sie sogar Ihr Ziel auswählen.
• Um die Diagrammvorlage wiederzuverwenden, wählen Sie nun die neuesten Daten aus und gehen Sie zu „Einfügen“. Gehen Sie im Abschnitt „Diagramme“ zu „Oandere Charts“ und „Alle Diagrammtypen“. Klicken Vorlagen und wählen Sie die gewünschte Vorlage aus. Dadurch wird ein Diagramm für die zuletzt ausgewählten Daten erstellt.

Durch die Verwendung der Diagrammvorlage sparen Sie viel Zeit, und Sie müssen das Diagramm nicht von Anfang an so erstellen, wie Sie es möchten.

10. Erstellen Sie ein Diagramm aus verschiedenen Zellwerten

Wir können ein Diagramm aus Zellwerten erstellen, die nicht benachbart sind. Wie wir das bereits wissen, können wir Werte auswählen, die in verschiedenen Zellen vorhanden sind, indem wir gedrückt halten Strg Taste, wählen Sie dann auf die gleiche Weise Werte aus, die nicht die angrenzenden Zellen sind, und fügen Sie dann das Diagramm ein. Wenn Sie beispielsweise Überschriften in der ersten Spalte und Werte in der vierten Spalte haben, halten Sie die Strg-Taste gedrückt und wählen Sie die erste Spalte und die vierte Spalte aus und fügen Sie dann das Diagramm ein.

11. Verwenden Sie Namen in Formeln, um sie leicht zu verstehen

Einen Namen zu haben ist immer leicht zu erkennen. Auf die gleiche Weise ist es einfach, die Formel gut zu verstehen, wenn Sie einer bestimmten Zelle oder einem bestimmten Datenbereich einen Namen geben und ihn in Formeln verwenden. Beispielsweise ist Kommission * B5 leichter zu verstehen als C2*B5. Wählen Sie dazu die Zelle oder den Datenbereich aus und klicken Sie unter der Registerkarte „Formeln“ auf Namen definieren. Sie werden aufgefordert, den Namen einzugeben und die Referenzzellen zu überprüfen, bevor Sie den Namen eingeben, und auf „Ok“ klicken.

Angenommen, ich habe den Namen „Kommission“ erstellt, indem ich eine bestimmte Zelle ausgewählt und dann verwendet habe Kommission*B5bezieht es sich auf den Zellenwert, der Commission genannt wurde.

Lesen: Nutzen Sie das Namensfeld in Excel optimal.

Notiz: Der Name sollte mit einem Buchstaben beginnen und kann auch mit einem Unterstrich beginnen. Es sollte nicht mit einer Zahl beginnen und keine Leerzeichen enthalten.

Alle erstellten Namen können im Namensfeld angezeigt werden. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil im Namensfeld, und es wird die Liste der erstellten Namen angezeigt. Wählen Sie den Namen aus, und Sie gelangen zu dieser bestimmten Region oder Region im Arbeitsblatt.

Lesen: Excel Online-Tipps.

Dies sind einige der Microsoft Excel-Tipps, mit denen Sie Zeit sparen und Ihre Aufgaben einfach und schnell erledigen können. Wenn Sie etwas hinzuzufügen haben, teilen Sie es uns bitte durch Kommentare mit.

Welche Tricks wenden Sie am häufigsten an, um beim Arbeiten in Excel Zeit zu sparen? Teilen Sie die Kommentare unten.

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