— Wir haben beschlossen, Motivationsschreiben auslaufen zu lassen. Mit der Einführung und dem Zugang zu künstlicher Intelligenz, zum Beispiel chatgpt, können wir nicht wissen, ob die Bewerber den Brief tatsächlich geschrieben haben, sagt Bjørnar P. Wølner, Abteilungsleiter für Zulassungen an der University of Southeast Norway (USN).

Wølner gibt an, dass sie für die Zulassung zum Jahr 2024 für keines der Studien Motivationsschreiben mehr als Zulassungskriterium verwenden werden.

Seit mehreren Jahren setzt die Hochschule für ihre neun Studierenden unter anderem Motivationsschreiben ein Industrie- und Wirtschaftsmeister.

Nur wenige Universitäten nutzen die Methode

Anstelle von Motivationsschreiben hat USN eine ihrer Meinung nach bessere Bewertung der Bewerber gefunden: Eine Aufnahmeprüfung auf Basis einer digitalen Interviewplattform, bei der Bewerber asynchrone digitale Interviews absolvieren müssen. Die Methodik wird in der Personalvermittlungsbranche häufig eingesetzt, ist jedoch an norwegischen Hochschuleinrichtungen selten verfügbar. Im Ausland nutzen mehrere Universitäten die Methode.

Es gibt mehrere Anbieter solcher asynchroner Interviews auf dem Markt, aber die USN hat derzeit ein Pilotprojekt im Gange, bei dem sie Kira Talent einsetzen. Das Tool dient der Beurteilung und Auswahl von Kandidaten für die Hochschulzulassung. Im Rahmen des Pilotprojekts werden internationale Bewerber für den Master in Menschenrechten und Multikulturalismus bewertet.

Die norwegische Wirtschaftsschule nutzt Kira Talent seit mehreren Jahren und die norwegische Polizeiakademie nutzt ein ähnliches System.

— Bewerbungsschluss war der 1. November. Wir bearbeiten die Bewerbungen und versenden dann einen Link mit einer Einladung zum Vorstellungsgespräch an die qualifizierten Personen. Für industrielle und betriebswirtschaftliche Master wird es schätzungsweise 200 bis 300 Bewerber geben, die im Frühjahr an einem solchen Vorstellungsgespräch teilnehmen werden, sagt Bjørnar P. Wølner.

Ordnen Sie die Kompetenz zu

Als Bewerber erhalten Sie einen Link mit der Einladung zu einem digital strukturierten Vorstellungsgespräch. Wenn Sie darauf klicken, gelangen Sie in ein Portal, in dem Sie von einem Video begrüßt werden, in dem das Studium und der Studienort vorgestellt werden. Dann müssen Sie einen Test machen. Sie bekommen Fragen per Video vorgelesen, haben Zeit zum Nachdenken und prüfen, ob die praktischen Aspekte funktionieren, bevor Sie antworten, indem Sie innerhalb einer vorgegebenen Frist Videoantworten geben.

Fahren Sie dann mit der nächsten Frage fort. Wølner sagt, dass es oft 3-6 solcher Fragen gibt – und Interviews nach einer Reihe von Kriterien durchgeführt werden, um eine größtmögliche Gleichbehandlung und eine faire Bewertung zu erreichen. Wenn Sie fertig sind, ist die Antwort im System und steht denjenigen zur Verfügung, die Sie als Bewerber beurteilen.

Es gibt verschiedene Variationen von Fragen. Den Bewerbern kann auch ein schriftlicher Test vorgelegt werden, den sie in Echtzeit beantworten müssen.

— Dies ist eine Aufnahmeprüfung, bei der die Fragen mit der Kompetenz verknüpft sind, die wir bewerten möchten. Bewerber können beispielsweise auf Situationen hinweisen, in denen sie die für das Studium erforderlichen Fähigkeiten eingesetzt haben.

Jede einzelne Antwort wird anhand professioneller Prämissen bewertet und mit Punkten versehen. Zusammenfassend ergibt sich aus der Punktezahl ein Gesamtbild des Bewerbers, anhand dessen USN beurteilen kann, ob die betreffende Person zum Studium zugelassen werden sollte. Für die Industrie- und Wirtschaftsmaster wird es sich hierbei um eine Erstauswahl handeln. Anschließend kommen sie zu einem richtigen Vorstellungsgespräch vorbei.

USN hat sichergestellt, dass Kira Talent der DSGVO-Richtlinie entspricht. Das System verfügt außerdem über eine integrierte künstliche Intelligenz, um Betrug zu verhindern.

Massenproduzierte Motivationsbriefe

Die Norwegian Business School (NHH) startete 2019 ein Pilotprojekt, nachdem sie die Erfahrungen mit Kira Talent an mehreren ähnlichen Bildungseinrichtungen im Ausland erhoben hatte. Seitdem nutzen sie das Tool für die Zulassung zu den internationalen Masterstudiengängen. Die Motivation bestand darin, zu untersuchen, ob ein digitales Interview ihnen im Zweifelsfall eine bessere Entscheidungsgrundlage und einen ganzheitlicheren Eindruck vom Kandidaten verschaffen kann.

– Wir haben keine Motivationsschreiben bei uns. ChatGPT wird sich darum kümmern, gibt Managerin Heidi Sund scherzhaft zu.

— Wir haben festgestellt, dass Motivationsschreiben und Empfehlungsschreiben entweder offensichtlich in Massenproduktion hergestellt wurden, die Bewerber sich nicht einmal die Mühe gemacht hatten, unseren Namen anzunehmen, oder dass sie so allgemein gehalten waren, dass sie für NHH keinen Wert hatten. Außerdem war das Lesen und Bewerten zeitaufwändig.

Die bisherigen Erfahrungen mit Kira Talent seien sehr gut, so Sund.

– Ich würde der Branche empfehlen, sich verschiedene Interview-Tools genauer anzusehen. Sie sind ein sehr guter Ersatz für physische Live-Interviews, die zeitaufwändig und teuer sind.

Erhält ernsthafte Kandidaten

Bei den internationalen Zulassungen des NHH zum Master in Wirtschafts- und Verwaltungswissenschaften wird ein Interviewlink an Bewerber verschickt, die eine vollständige Bewerbung haben. In den letzten Jahren wurde durchschnittlich 300 vollständigen Bewerbern ein solcher Link zugesandt. Anschließend haben sie eine Woche Zeit, um das Interview abzuschließen.

Sund sagt, dass akademisches Personal und die Kommunikationsabteilung an der Entwicklung der Fragen beteiligt waren. Sie basierten auf einigen Werten, die mit der Strategie der NHH übereinstimmten und für den Erfolg der Studierenden im Studium wichtig waren.

– Das hat sich im Laufe der Zeit verändert, aber wir sehen, dass es wichtig ist, energisch und robust zu sein, um in einem Kurs weit weg von zu Hause erfolgreich zu sein. Darüber hinaus ist es wichtig, unabhängig zu sein und gut in der Zusammenarbeit zu sein.

An der NHH haben sie dafür gesorgt, dass den Bewerbern zunächst Übungsfragen gestellt werden, in denen sie über ein Hobby oder etwas erzählen können, das sie interessiert. Wenn die Aufnahme beginnt, müssen sie fünf mündliche Fragen und eine schriftlich beantworten. Wenn das Vorstellungsgespräch ernsthaft beginnt, können sie nicht rein und raus, und wenn sie keine Zeit haben, etwas zu beantworten, bekommen sie keine weitere Chance.

— Auf diese Weise können Sie feststellen, ob es sich bei den Bewerbern um ernsthafte Bewerber handelt.

So präsentiert sich NHH Bewerbern:

Reagiert – und taucht auf

– Was an Kira wirklich schön und lustig ist, ist die Arbeit an der Entwicklung von Interviews. Es dient der Sensibilisierung und bedeutet, dass wir die Strategie der Schule aktiv in die Zulassungsarbeit einbeziehen. „Wir lernen die Bewerber ein wenig kennen und sie fühlen sich betreut, weil wir hören wollen, was sie denken und was sie interessiert“, sagt Heidi Sund.

Es sind die wissenschaftlichen Mitarbeiter, die die Fragen stellen, die die Bewerber beantworten. Das heißt, sie sehen einige der Leute, die sie später als Dozenten für den Kurs gewinnen werden.

Darüber hinaus werden ihnen Norwegen, Bergen, NHH und die Studie in einer kurzen Präsentation vorgestellt.

Heidi Sund sagt, dass Daten von Kira zeigen, dass Studierende, die Zeit damit verbringen, sich auf ein Vorstellungsgespräch vorzubereiten, eher dazu neigen, zu erscheinen. Gleichzeitig sei die Zahl der vollständigen Bewerbungen an der NHH zurückgegangen, was vermutlich darauf zurückzuführen sei, dass uninteressierte oder qualifizierte Bewerber früher ausstiegen. Das spart der Zulassungsstelle Zeit und Ressourcen.

Jetzt nutzen sie das Tool auch für Double-Degree-Interviews, die Zulassung zu Sommerschulen und für eine neue Art der Praktikumskooperation mit Finans-Norge.

Wird Diskriminierung vermeiden

„Würde ein solches Interview-Tool nicht auch dazu führen, dass diejenigen am besten abschneiden, die gut für sich selbst sprechen können und über eine Familie mit akademischem Hintergrund verfügen?“

– Wir berücksichtigen das und trainieren, Vorurteilen entgegenzuwirken. Beispielsweise können sehr starke Akzente eine Herausforderung darstellen. Dann kann der Prüfer zurückgehen und die Geschwindigkeit reduzieren, damit Sie richtig verstehen, was die Person sagt. Wir sind uns sehr bewusst, dass es zu Diskriminierung beispielsweise aufgrund des Geschlechts und der ethnischen Zugehörigkeit kommen kann.

— Gibt es Ihrer Meinung nach etwas, das an Kira Talent nicht so gut ist?

— Für NHH ist es eine bewusste Entscheidung, Zeit dafür aufzuwenden. Aber gleichzeitig ist es sinnvoll, diese Zeit zu behandeln, da wir uns jetzt in der modernen Aufnahme befinden. Wir müssen uns für etwas entscheiden, das können wir nicht haben und Motivationsschreiben, Empfehlungsschreiben und noch mehr Aufnahmeprüfungen.

— Positiv

Die Studentenführerin Nora Rymoen Houidi sagt, dass die Studentendemokratie im Südosten Norwegens keine Richtlinien zur Einführung von Tools wie Kira Talent hat. Aber sie steht neuen Möglichkeiten zur Verbesserung der Studierendeneinschreibung positiv gegenüber.

— Wenn es wirklich so ist, dass Sie sich mit einem Motivationsschreiben den Weg zum Master erschleichen, dann kann Ihnen dieses Tool vielleicht dabei helfen, auf der Grundlage zu kommen, dass Sie der beste Kandidat sind. Dass die Universität insgesamt die besten Studierenden aufnehmen kann, sehe ich positiv.

– Brauche mehr als nur Noten

Bjørnar P. Wølner sagt, dass solche strukturierten Interviews digital für die Universität Südostnorwegen für noch mehr Studien als die von uns genannten relevant werden könnten. Aber noch ist nichts entschieden.

— Wir arbeiten intern daran, weitere Möglichkeiten für die Zukunft zu prüfen. Wir glauben, dass diese Art der Bewerbungsbearbeitung eine gute Beziehung zwischen dem Bewerber und der Bildungseinrichtung schafft. Dies haben wir unter anderem an der norwegischen Wirtschaftsschule gesehen. Bewerber, die durch eine Aufnahmeprüfung ausgewählt werden, eine Beziehung zum Studienort aufgebaut haben, motiviert und aufmerksam in das Studium eintreten.

— Wie sieht es mit dem Beschwerderecht für Bewerber aus, die nach Beantwortung der Fragen in Kira Talent ausgeschlossen werden?

— Ermessensbeurteilungen können heute nicht mehr beanstandet werden, wohl aber formale Fehler. Bei USN können wir den Bewerbern eine schriftliche Erklärung darüber geben, warum sie es nicht geschafft haben.

Bjørnar P. Wølner war Mitglied des Zulassungsausschusses, der empfohlen hat, wie das zukünftige Zulassungssystem aussehen sollte. Er glaubt, dass solche Wege der Bewerberauswahl Potenzial haben.

– Ich freue mich auf die weitere Diskussion. Norwegen ist ein Land mit starken Traditionen in der Verwendung von Schriftzeichen. Wir sehen Tendenzen, dass wir in Zukunft mehr brauchen, um Kandidaten auf eine andere und umfassendere Art und Weise als heute einzubinden und zu bewerten. Vor uns liegen aufregende Zeiten.