E-Mail-Überlastung ist real und wahrscheinlich ein Problem für Sie. Vor allem, wenn Sie online aktiv sind oder ein wachsendes Unternehmen führen, könnte es sich so anfühlen, als würden auf jede fünfte Antwort zehn weitere folgen. Menschen zu ignorieren ist vielleicht nicht Ihr Ding, aber der Tag hat einfach nicht genug Stunden, um mit allen in Kontakt zu bleiben, die Ihre Zeit wollen.

Gmail hilft Ihnen zwar mit der Funktion „Smart Compose“, Ihre Sätze zu vervollständigen, aber das reicht nicht ganz aus. Es geht auch anders. Mit einigen cleveren Eingabeaufforderungen können Sie chatgpt nicht nur beibringen, in Ihrem Stil zu schreiben, sondern Sie können ihm auch beibringen, Ihre E-Mails zu schreiben. Mit diesem Verfahren können lange Antworten vermieden werden, und Sie müssen es nur einmal einrichten. Besonders wenn Sie ein gefragter Content-Ersteller, Autor oder Unternehmer sind, befolgen Sie diese fünf einfachen Schritte, um in einem Bruchteil der Zeit den Posteingang auf Null zu bringen.

So erhalten Sie ein großes Sprachmodell (LLM), um auf Ihre E-Mails zu antworten

1. Stellen Sie den Rahmen für Ihr LLM her

Sie würden keinen Assistenten auf Ihre E-Mails loslassen, ohne ihn ausreichend zu schulen, und das ist nicht anders. Damit diese Übung effektiv ist, ist die Vorbereitung von entscheidender Bedeutung. Ihre erste Aufforderung sollte den Grundstein legen und ChatGPT wissen lassen, was auf Sie zukommt.

Hier ist die Eingabeaufforderung, die Sie kopieren und einfügen sollten. „Ich möchte, dass Sie auf E-Mails, die ich erhalte, E-Mail-Antworten bereitstellen. Zunächst zeige ich Ihnen einige Beispiele dafür, wie ich in der Vergangenheit auf E-Mails geantwortet habe. Sagen Sie zunächst „Los geht’s“ und dann füge ich eine E-Mail und meine Antwort ein. Wenn ich das getan habe, antworte so lange mit „Los geht’s“, bis ich „Fertig“ sage. Danach gehen wir zum nächsten Schritt im Prozess über.“

Die Weichen sind gestellt und Ihr LLM ist vorbereitet. ChatGPT (oder das Modell Ihrer Wahl) antwortet mit „Los geht’s“, um zu zeigen, dass es für die Schulung Ihrer E-Mails bereit ist.

2. Fügen Sie Beispiele für Ihre E-Mail-Antworten hinzu

Hier ist der einfachste Teil, denn Sie haben die harte Arbeit bereits erledigt. Lassen Sie die E-Mails, die Sie in der Vergangenheit sorgfältig erstellt haben, ChatGPT darin schulen, E-Mails zu schreiben, die Sie in Zukunft versenden werden.

Finden Sie mehrere Beispiele für E-Mails und Antworten, die Sie mit anderen ausgetauscht haben, und gruppieren Sie sie so, dass sie Ihrer Absicht für ein bestimmtes Absendersegment entsprechen. Wenn Sie möchten, dass ChatGPT Sie bei der Beantwortung potenzieller Kunden unterstützt, füttern Sie es mit Beispielen für E-Mails an potenzielle Kunden. Wenn es sich um bestehende Kunden, Teammitglieder, Investoren oder eine andere Gruppe handelt, mit der Sie interagieren, fügen Sie gezielt Beispiele für E-Mails an diese Personen hinzu. Je spezifischer, desto besser, und Sie können jederzeit einen neuen Chat öffnen, um ihn für eine andere Gruppe zu trainieren.

Kopieren Sie weiterhin Beispiele und fügen Sie sie ein, nachdem ChatGPT „Los geht’s“ eingibt. Ich empfehle mindestens 5 E-Mails inklusive Begrüßung und Verabschiedung. Wenn Sie der Meinung sind, dass es ausreicht, um Ihren Stil gut zu verstehen, sagen Sie „Fertig“ und bereiten Sie sich darauf vor, die nächste Eingabeaufforderung hinzuzufügen.

3. Stellen Sie sich und Ihre Ziele vor

Es ist Zeit, mehr Kontext hinzuzufügen. Mittlerweile kennt das Model Ihren Stil und weiß, wie Sie E-Mails schreiben und wie Sie bestimmte Fragen beantworten. Jetzt möchten Sie ihm etwas über sich selbst beibringen, damit er Sie als Autor der Worte versteht. Senden Sie nach Ihrer letzten „Fertig“-Nachricht diese Aufforderung. „Jetzt erzähle ich dir etwas über mich. Ich bin ein [your job title and company name] und ich helfe [target audience] erreichen [the outcome you achieve for your clients.] Ich mache das durch [how you work with your clients.]. Bitte sagen Sie „erhalten“, wenn Sie dies erhalten haben, und ich werde Sie über den nächsten Schritt informieren.“

Während sich mein Beispiel auf potenzielle Kunden konzentriert, sollten Sie Ihr Beispiel entsprechend anpassen, je nachdem, an wen Sie schreiben. Wenn Sie den Teammitgliedern antworten möchten, beziehen Sie auch Ihr Ethos als Führungskraft mit ein. Wenn Sie an bestehende Kunden schreiben, geben Sie an, wie Sie normalerweise mit ihnen interagieren und welche Rolle Sie in Ihrer Beziehung spielen, ob es sich dabei um einen Erzieher, einen Verantwortungspartner usw. handelt. Für Leser und Abonnenten könnten es weitere Informationen zu Ihrer Arbeit sein. Dieser Schritt fügt zusätzlichen Kontext hinzu, der den generierten Antworten Tiefe verleiht.

4. Stellen Sie sicher, dass es Ihren Stil versteht

Wenn Sie den Anweisungen bisher gefolgt sind, wurde Ihr LLM Ihrer Wahl mit Ihren E-Mails und Ihrer Biografie ausgestattet. Überprüfen Sie jetzt mit einem spontanen Pop-Quiz, ob es Ihre Stimmung versteht.

Gehen Sie dabei wie folgt vor. „Großartig. Nachdem Sie diese Informationen haben, können Sie bitte meinen E-Mail-Stil und meine Biografie unter den folgenden Überschriften zusammenfassen: 1. Wer ich bin. 2. Der Ton, Stil und die Stimme meiner E-Mails. 3. Die Themen, zu denen ich gefragt werde. 4. Wie ich mit meinem kommuniziere [clients, team, audience members]. 5 Alle spezifischen oder wichtigen Punkte, die Sie aus meinen Beispiel-E-Mails entnommen haben.“

Lesen Sie die Antwort von ChatGPT, antworten Sie mit allen erforderlichen Änderungen und fahren Sie mit der nächsten Eingabeaufforderung fort, in der Sie den Chatbot auf den Empfang Ihrer E-Mails vorbereiten und eine entsprechende Antwort finden, die mit einer Antwort übereinstimmt, die Sie selbst schreiben würden.

Verwenden Sie diese Eingabeaufforderung: „Sagen Sie ‚Zeigen Sie mir die E-Mail‘ und ich füge eine E-Mail ein, auf die ich eine Antwort möchte. Bitte schreiben Sie eine Antwort von [specify the number of words, sentences or paragraphs] in der Länge, das beinhaltet [a compliment, a response to their question(s), a short story, an inspiring quote, a sincere thank you, etc] aus meiner Sicht und in meinem Stil, wie Sie aus den Beispielen und Biografieinformationen gelernt haben.“

5. Erstellen Sie Antworten auf Ihre E-Mails

ChatGPT sollte nun sagen: „Zeigen Sie mir die E-Mail“, woraufhin Sie eine E-Mail kopieren und in das Programm einfügen können. Die Antwort sollte die angegebene Länge haben, die angeforderten Informationen enthalten, eine Formulierung verwenden, die Ihrem Stil entspricht, und die Fragen so beantworten, wie Sie es selbst getan hätten.

Wenn Sie zufrieden sind, kopieren Sie diese E-Mail, fügen Sie sie wieder beim Absender ein und fahren Sie mit der nächsten fort, nachdem Sie die nächste Eingabeaufforderung hinzugefügt haben. „Danke, ich werde Ihnen noch eine E-Mail schicken. Bitte reagieren Sie darauf jetzt genauso, aber ändern Sie sich [make any style requests here.]” Wenn Sie nicht zufrieden sind, sagen Sie, warum. Klicken Sie auf „Antwort neu generieren“ oder fordern Sie bestimmte Änderungen an, z „mach es [punchier, funnier, shorter, more personable, more empathetic, more formal].“ Man könnte auch sagen: „Schreiben Sie es genauso, aber fügen Sie es ein [this information].„Wie viele Eingabeaufforderungen Sie auch hinzufügen, die Bearbeitung wird höchstwahrscheinlich ein schnellerer Prozess sein, als die E-Mail selbst von Grund auf zu schreiben.

Sobald Sie diesen Prozess geregelt haben, können Sie ihn bei Bedarf verwenden, um eine Reihe langer E-Mails auf einmal zu bearbeiten. Öffnen Sie den Chat erneut, teilen Sie ChatGPT mit, dass Sie bereit sind, weitere E-Mails zu senden, und generieren Sie nach Herzenslust neue Antworten. Werden Sie ein Power-Kommunikator und steigern Sie Ihren E-Mail-Output mit diesen fünf einfachen Schritten.

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