Der Einstieg in die Arbeitswelt der Zukunft erfordert, dass Projektmanager technisch versiert sind, um auf dem Laufenden zu bleiben. Während wir uns dem einjährigen Jubiläum von chatgpt nähern, kommt man nicht umhin zu bemerken, wie generative KI Prozesse und Arbeitslösungen wirklich verändert, die Entscheidungsfindung schärft und tiefere Einblicke ermöglicht, um innovative Lösungen für Geschäftskunden und Stakeholder zu schaffen.
Laut einem FlexOS UmfrageUngefähr 81 % der Nutzer generativer KI geben zu, dass diese Technologie dies getan hatsteigerten ihre Produktivität, indem sie Zeiteffizienz, eine höhere Produktivität in kürzerer Zeit, die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben sowie eine verbesserte Genauigkeit und Arbeitsqualität feststellten. In der generativen KI und ihrer Anwendung im Geschäftsumfeld steckt so viel Potenzial.
Projektmanager haben vielfältige Möglichkeiten, ChatGPT und andere generative KI-Tools zu nutzen, um eine sichere und genauere Projektplanung, Risikoerkennung und -minderung zu ermöglichen und verborgene Bereiche aufzudecken, an die ohne die Unterstützung von KI nicht gedacht worden wäre. Dies wird einen direkten Einfluss auf die Projektergebnisse haben und zu gründlicheren und detaillierteren Ansätzen führen.
Nachfolgend finden Sie einige ChatGPT-Eingabeaufforderungen, mit denen Sie versuchen können, Ihr Projektmanagement zu verbessern:
Projektplanung und Meilensteine
Für die Projektplanung ist Professor Dr. Te Wu, CEO von PMO-Beratungempfiehlt Projektmanagern, die folgenden Eingabeaufforderungen zu verwenden:
„Überlegen Sie sich Fragen, die Sie während des Meetings stellen können, um das Projekt zu starten.“
„Ich benötige Ihre Unterstützung beim Entwerfen einer Vorlage für die Risikobewertung eines Projekts.“
„Bitte legen Sie eine Checkliste für die Übergabe und den Projektabschluss vor.“
Für eine umfassendere, auf Ihre Planungsanforderungen zugeschnittene Aufforderung, Jean Kangeine strategische Programmmanagerin bei Figma, schlägt diese Eingabeaufforderung vor und teilt das Gerüst, das sie für die Eingabeaufforderung verwendet, mit, damit Sie es an Ihre Bedürfnisse anpassen können:
„Als Projektmanager[role]Ich bin für den Launch einer neuen E-Commerce-Website verantwortlich [project example]. Das Projekt ist auf eine Dauer von mehr als 6 Monaten ausgelegt und umfasst mehrere Abteilungen wie Design, Entwicklung und Marketing [context]. Bitte erstellen Sie einen umfassenden Projektplan, der Ziele, Business Case, Umfang, Zeitplan, Stakeholder und Erfolgskennzahlen umfasst [instruction]im Tabellenformat [output format].”
Um einen detaillierten Projektplan mit Meilensteinen zu erstellen, verwendet Kang diese Eingabeaufforderung:
„Erstellen Sie einen Projektzeitplan mit Meilensteinen, Startdaten, Enddaten, Zielen, Aufgaben und verantwortlichen Parteien für den Start des X-Projekts. Bitte geben Sie Meilensteine, ihre Start- und Enddaten, Ziele, Aufgaben und die verantwortliche Partei für jeden Meilenstein an und schlagen Sie sie vor ein Tabellenformat.“
Risikoanalyse
Projektmanager und Analyst Liam Hunt von GoldIRAGuide.orgerzählt von seinem Leitfaden zur Risikoanalyse:
„Identifizieren Sie potenzielle Risiken, die damit verbunden sind [specific project details] und schlagen Abhilfestrategien vor.“
Sie können ChatGPT auch fragen:
„Erstellen Sie eine detaillierte Risikobewertung für dieses Projekt.“
Schließlich ein in Großbritannien ansässiger Projektberater Andy James teilt mit, dass er ChatGPT als Sense-Check nutzt, um zu sehen, ob etwas fehlt.„Nehmen wir zum Beispiel an, ich habe ein Projekt gestartet und wir haben ein Brainstorming über potenzielle Risiken für das Projekt durchgeführt, um diese im RAID zu protokollieren und zu verfolgen“, beginnt James.
„Nach dem Treffen würde ich zu ChatGPT sagen: ‚Wir führen ein Projekt für X durch und im Folgenden sind die Risiken aufgeführt, die wir identifiziert haben. Gibt es etwas, das wir übersehen haben? Dadurch werden in der Regel viele verschiedene Dinge außer Acht gelassen, über die es sich zu diskutieren lohnt.“
Besprechungen und Berichte
Ein weiterer Favorit von Hunt für die Bereitstellung von Berichten und Aktualisierungen nach der Besprechung ist: „Entwerfen Sie eine Projektaktualisierungs-E-Mail für Stakeholder von [project name] Hervorhebung wichtiger Erfolge, aktueller Herausforderungen und nächster Schritte. Dies hilft dabei, eine Gliederung zur Strukturierung des Inhalts bereitzustellen.
Und um die wichtigsten Highlights eines langen Berichts zu konzipieren und einfach zusammenzufassen, Marketing-Projektmanager Taylor Caplan von Duckpin verwendet diese Eingabeaufforderungen:
„Beschreiben Sie die wichtigsten Punkte aus [report]. Konzentrieren Sie sich auf jede Erwähnung von [note any important themes that you would like to specifically have as the main focus].
„Helfen Sie mir, eine Tagesordnung für die Projektstatusbesprechung zu entwerfen.“
Stakeholder-Engagement
Kang, der auch Projektmanager auf ihrer Karrierereise berät, gibt diesen hilfreichen und sehr spezifischen Hinweis, wenn es darum geht, schwierige Stakeholder-Gespräche, Missverständnisse und Spannungen zu antizipieren:
„Bitte simulieren Sie den Dialog und geben Sie mir eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, um mir zu helfen [project manager] Bereiten Sie sich am besten auf den Umgang mit widerspenstigen Stakeholdern vor. Kontext: Ich möchte ein neues Projekt X starten und ein wichtiger Stakeholder erkennt nicht, warum es wichtig ist. Bitte geben Sie Hinweise mit möglichen Bedenken und Begründungen in Tabellenform an. Ich möchte, dass die Begründungsspalte jeweils zwei bis drei Aufzählungspunkte für Diskussionsthemen enthält.“
Weitere nützliche ChatGPT-Eingabeaufforderungen für das Projektmanagement
„Als leitende Führungskraft mit mehreren Projekten im Rahmen von Emerging Tech & Innovation Projects nutze ich ChatGPT täglich“, erzählt Rob PetrosinoLeiter für neue Technologien und Innovation bei Peak Activity.
„Meine wichtigste Eingabeaufforderung besteht darin, das Ende aller Fragen zu markieren oder ChatGPT zu stellen „Welche weiteren Informationen benötigen Sie, um diese Aufgabe abzuschließen?“ Indem ich diese Frage stelle, kann ich meine ursprüngliche Idee erweitern und GPT dabei helfen, etwaige Lücken zu schließen, die es nicht versteht.“
GrowDisrupt Eventproduzentin Stephanie Scheller geht noch einen Schritt weiter, als sie den Chatbot fragt, nachdem er auf ihre erste Aufforderung reagiert hat:
„Können Sie das etwas weiter in spezifischere, schrittweise Aufgaben aufschlüsseln?“
Und schließlich teilt Hunt mit, wie er Projektressourcen zuweist:
„Analysieren Sie den Ressourcenbedarf für [project name] angesichts des aktuellen Umfangs und geben Empfehlungen für eine optimale Ressourcenallokation.“
Diese 15 ChatGPT-Eingabeaufforderungen sollten im Toolkit jedes Projektmanagers enthalten sein. Durch ihre Verwendung können Sie unvorhergesehene Herausforderungen angehen, Ihre Prozesse rationalisieren, Ressourcen effizienter zuweisen und eine klarere Kommunikation mit den Projektbeteiligten haben, was zu einer Agilität Ihres Arbeitsablaufs führt.
