Massen Versendung ist eine wichtige Strategie im digitalen Marketing zur Steigerung des Umsatzes und zur Förderung einer Marke. Eine E-Mail-Marketingkampagne ist heutzutage für die Werbung unerlässlich, um eine große Kundenliste zu erreichen und Unternehmensziele zu erreichen. Abgesehen von geschäftlichen Anlässen kann es mehrere Anlässe geben, bei denen Sie Massen-E-Mail-Einladungen, Newsletter und Ankündigungsschreiben an viele Adressen versenden möchten.

Allerdings unterstützen die meisten E-Mail-Konten nur eine begrenzte Anzahl von Empfängern pro E-Mail-Nachricht. Darüber hinaus nimmt die Vorbereitung einzelner Briefe an viele Menschen viel Zeit in Anspruch. Zwar gibt es viele Dienste, die eine vereinfachte Möglichkeit zum Versenden von Massen-E-Mails bieten, die beste Möglichkeit zum Erstellen einer personalisierten E-Mail-Nachricht ist jedoch die Verwendung von Serienbrief Merkmal von Microsoft Word mit Microsoft Outlook.

Im Gegensatz zum Senden von E-Mails an eine große Anzahl von Personen bleibt die Nachricht beim Serienbrief für mehrere E-Mails gleich, der Name und die Adresse der E-Mail sind jedoch eindeutig und enthalten benutzerdefinierte Details für jeden Empfänger. Mit anderen Worten: Durch den Seriendruck wird jeder Empfänger der E-Mail-Nachricht zum einzigen Empfänger.

Was ist die Seriendruckfunktion von Microsoft Word?

Mail Merge ist eine leistungsstarke Funktion, die in den meisten Anwendungen unterstützt wird. Es ermöglicht Ihnen, aus den Briefen einen Stapel personalisierter E-Mail-Nachrichten zu erstellen und ruft automatisch die Adressen mehrerer Empfänger aus der Datenbank ab, um den Massenversand zu erleichtern. Grundsätzlich bedeutet Seriendruck das Zusammenführen von E-Mails und Dokumenten. Seriendruck wird von allen Microsoft Office-Programmen unterstützt. Mit Microsoft Word können Sie mithilfe einer Seriendruckfunktion Inhalte aus Datenquellen wie einer Access-Datenbank, einer Excel-Tabelle usw. in Word-Dokumente einfügen. Allerdings kann Microsoft Outlook von der Serienbrieffunktion von Microsoft Word profitieren, um personalisierte Massen-E-Mails an viele Kontakte zu senden.

Um Massen-E-Mail-Nachrichten in Outlook per Seriendruck zu versenden, müssen Sie zunächst mit Microsoft Word mehrere konstante Dokumente erstellen, die feste Inhalte enthalten, z. B. den Text der E-Mail, und fügen Sie dann für jedes Dokument eindeutige Details hinzu, wie den Namen oder die Adresse der Empfänger, die normalerweise aus der Datenquelle wie Outlook-Kontakt, Excel-Tabelle oder Access-Datenbank übernommen werden. Das Zusammenführen von E-Mails umfasst das Vorbereiten Ihrer Hauptdokumente, das Erstellen einer Datenquelle für Ihre Mailingliste, das Definieren der Seriendruckfelder, das Verknüpfen der Mailingliste mit dem Dokument sowie das Speichern und Versenden personalisierter E-Mail-Nachrichten. In diesem Artikel erklären wir, wie Sie mithilfe des Seriendrucks eine Massen-E-Mail-Nachricht in Outlook versenden.

Bereiten Sie eine Mailing-Kontaktliste für den Seriendruck vor

Start Microsoft Outlook und klicken Sie auf Heim Tab

Klicken Sie unten auf der Registerkarte „Startseite“ auf Menschen um die Kontaktliste anzuzeigen.

Wählen Sie die Kontaktadresse aus, an die Sie die Massennachricht senden möchten.

Navigieren Sie nun zu Aktionen Gruppieren Sie sich Heim Tab und klicken Sie auf Serienbrief.

Klicken Sie im Dialogfeld „Mail-Merge-Kontakte“ auf das Optionsfeld mit der Option Nur ausgewählte Kontakte unter Kontakte um E-Mails nur an ausgewählte Kontakte zu senden. Klicken Sie andernfalls auf das Optionsfeld mit der Option Alle Kontakte in der aktuellen Ansicht.

Wählen Sie als Nächstes das Optionsfeld mit der Option aus Neues Dokument unter der Dokumentdatei

Wählen Sie unter der Option Zusammenführen den Dokumenttyp als aus Aus BriefenZusammenführen zu als Emailund geben Sie den Betreff Ihrer E-Mail in das Betreffzeilenfeld der Nachricht ein.

Klicken OK Um die Einstellungen zu übernehmen, startet Outlook Microsoft Word, damit Sie die ständige Nachricht schreiben können.

Verfassen Sie personalisierte E-Mail-Nachrichten mit Microsoft Word

Outlook startet Microsoft Word.

Geben Sie in der Begrüßungszeile eine Adresse ein, z. B. „Hallo“, und klicken Sie dann auf Zusammenführungsfeld einfügen Option unter der Gruppe „Feld schreiben und einfügen“.

Wählen Sie die Option Name aus dem Dropdown-Menü und Microsft Word fügt neben der Begrüßung ein E-Mail-Feld > hinzu.

Sie können dem Dokument weitere Felder aus Ihrer Empfängerliste hinzufügen, z. B. Nachname, private Telefonnummer, Firmenname usw. Sobald Sie den Serienbriefvorgang abgeschlossen haben, ersetzt Word die E-Mail-Felder automatisch durch tatsächliche Informationen aus Ihrer Empfängerliste.

Senden Sie die E-Mail-Nachrichten

Wenn Sie die E-Mail-Nachricht vorbereitet haben, klicken Sie auf Serienbrief starten Option und wählen Sie E-Mail-Nachrichten aus dem Dropdown-Menü.

Klicken Sie nun auf Fertig stellen und zusammenführen drücken und auswählen E-Mail-Nachrichten senden aus dem Dropdown-Menü.

Das Dialogfeld „In E-Mail zusammenführen“ wird angezeigt. Hier wählen Email für die Nachrichtenoptionen An und auswählen HTML für die Mailformat.

Klicken Sie unter „Datensätze senden“ auf das Optionsfeld Alle um alle E-Mails auf einmal zu versenden, oder wählen Sie die Option Derzeitiger Rekord um nur die aktuellen E-Mails zu versenden.

Klicken OK Taste.

Sobald dies erledigt ist, führt Microsoft Word die E-Mails automatisch zusammen und sendet personalisierte E-Mails an jede Adresse.

Es ist erwähnenswert, dass die obige Funktion nur zum Senden der E-Mail-Nachricht verwendet wird. Sie können keine Dateien an eine E-Mail anhängen und auch andere Empfänger in einer E-Mail nicht mit CC oder BCC versehen.

Um zu bestätigen, dass die E-Mails gesendet wurden, gehen Sie zu Ihrem Ausblick und überprüfen Sie Ihre gesendete Objekte Ordner, um die gesendeten E-Mails zu überprüfen.

Ich hoffe, dass Ihnen die Nutzung dieser Funktion gefällt!

Lesen: So fügen Sie personalisierte Anhänge zur E-Mail-Zusammenführung in Outlook hinzu

Wie viele E-Mails können Sie mit Outlook-Serienbrief versenden?

Wenn Sie Outlook Mail Merge verwenden, müssen Sie die Liste der Empfänger hinzufügen, um Massen-E-Mails senden zu können. Mit den Business- und Enterprise-Editionen von Office 365 können Benutzer E-Mails an bis zu 10.000 Empfänger pro Tag senden. Nachdem das tägliche E-Mail-Limit erreicht ist, können Sie in den nächsten 24 Stunden keine E-Mails mehr versenden. Wenn Sie beispielsweise um 9:00 Uhr morgens 10.000 E-Mails gesendet haben, können Sie am nächsten Tag erst um 9:00 Uhr E-Mails versenden.

Lesen: So verwenden Sie den Serienbrief für Briefe in Word

Versendet der Serienbrief automatisch E-Mails?

Sie müssen den Serienbrief mit Microsoft Word konfigurieren und einrichten. Wenn Sie fertig sind, können Sie in Microsoft Word eine Vorschau der E-Mails anzeigen, sodass Sie Änderungen vornehmen können, wenn Sie etwas Falsches finden. Wenn Sie anschließend auf die Schaltfläche „OK“ klicken, sendet Microsoft Word automatisch E-Mails an die ausgewählten Empfänger.

Das ist es. Ich hoffe das hilft.

Lesen Sie weiter: So fügen Sie einen Mailto-Link zur Outlook-Signatur hinzu.