Archivieren hält den Gmail-Posteingang übersichtlich, doch manchmal brauchen Sie eine Nachricht wieder im Blick. Gmail hat keine eigene „Entarchivieren“-Schaltfläche - stattdessen holen Sie Mails über „Alle E-Mails“ oder die Suche zurück. Hier erfahren Sie die Schritte für Browser sowie Android und iPhone.

Viele Berufstätige erhalten täglich Hunderte oder sogar Tausende von E-Mails. Mit der Archivfunktion von Gmail können Sie eine E-Mail aus dem Posteingang entfernen, ohne sie zu löschen. Manchmal möchten Sie jedoch eine archivierte Nachricht wieder in den Posteingang zurückholen, um ein Gespräch fortzusetzen. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie E-Mails in Gmail im Browser sowie auf Android und iPhone entarchivieren.

Wohin gehen archivierte E-Mails?

Archivierte Nachrichten werden in Gmail nicht gelöscht, sondern erscheinen unter Alle E-Mails. Wenn jemand auf eine von Ihnen archivierte E-Mail antwortet, wird sie automatisch wieder in den Posteingang verschoben. Falls Sie keine weiteren Antworten erhalten möchten, können Sie entsprechende Konversationen auch stummschalten.

So entarchivieren Sie E-Mails in Gmail (Browser)

Gmail bietet keine direkte Schaltfläche „Archivierung aufheben“. Stattdessen finden Sie archivierte Nachrichten im Bereich Alle E-Mails und verschieben sie dann zurück in den Posteingang. Dafür eignen sich vor allem diese Methoden:

  1. Über die Gmail-Suche
  2. Über den Ordner „Alle E-Mails“

1) Archivierte E-Mails über die Gmail-Suche finden

Der schnellste Weg ist die Suchleiste oben in Gmail:

  • Öffnen Sie Gmail und geben Sie in:all (bzw. sinngemäß „in:alle“) in die Suchleiste ein, um alle E-Mails inklusive Archiv anzuzeigen.
  • Archivierte E-Mails erkennen Sie daran, dass ihnen das Label Posteingang fehlt. Nachrichten mit Posteingang-Label sind nicht archiviert.
  • Alternativ können Sie nach Stichwörtern (Betreff, Absender, Inhalte) suchen, um die gewünschte E-Mail schneller zu finden.

Für ältere E-Mails helfen erweiterte Suchoperatoren, die Sie auch kombinieren können:

  • Datumsbasierte Suche: mit before: und after:
  • Größe/Anhänge: mit size:
  • Absender: mit from:

Beispiel (Suche nach einer Mail von Tom Cruise nach dem 01.05.2021):

in:all from:Tom Cruise after:2021/05/01

Wenn Ihnen die Operatoren zu umständlich sind, können Sie auch die Filteroptionen in Gmail verwenden, um die Suche einzugrenzen.

2) Über „Alle E-Mails“ (All Mail) entarchivieren

Der Suchoperator in:all und der Menüpunkt Alle E-Mails führen beide zum gleichen Speicherort. Wichtig: Der Posteingang ist nicht der einzige Ort, an dem Gmail Nachrichten „aufbewahrt“.

  • Klicken Sie links oben auf das Hamburger-Menü.
  • Klicken Sie links auf Mehr, um weitere Ordner einzublenden.
  • Öffnen Sie Alle E-Mails.
  • Archivierte E-Mails haben kein Posteingang-Label. Um sie zurückzuholen, öffnen Sie die E-Mail und wählen Sie (je nach Ansicht) In den Posteingang verschieben.

So entarchivieren Sie E-Mails in Gmail auf Android oder iPhone

Auf Android und iPhone ist der Ablauf ähnlich (die Oberfläche kann leicht abweichen):

  • Öffnen Sie die Gmail-App und tippen Sie links oben auf das Hamburger-Menü.
  • Wählen Sie Alle E-Mails (All Mail), um auch archivierte Nachrichten zu sehen.
  • Archivierte E-Mails erkennen Sie daran, dass das Posteingang-Label fehlt.
  • Öffnen Sie die gewünschte E-Mail.
  • Tippen Sie auf das Drei-Punkte-Menü (Android) und wählen Sie In den Posteingang verschieben. Auf dem iPhone gibt es je nach Version auch eine direkte Option zum Verschieben in den Posteingang.

Danach erscheint die E-Mail wieder im primären Posteingang und trägt entsprechend das Posteingang-Label.

Beste Methode zur Organisation: Labels statt reines Archivieren

Labels sind eine zentrale Organisationsfunktion in Gmail. Standardmäßig gibt es Kategorien wie Primär, Sozial und Werbung. Zusätzlich können Sie eigene Labels anlegen, um E-Mails gezielt zu sortieren (z. B. nach Absender, Betreff, Schlüsselwörtern, Größe).

Neues Label für „Archivierte Mails“ anlegen

  • Klicken Sie in Gmail auf Neues Label erstellen (+) im Bereich der Labels.
  • Geben Sie im Dialog einen Namen ein, z. B. Archivierte Mails, und klicken Sie auf Erstellen.
  • Das neue Label erscheint anschließend unter „Labels“ in der linken Seitenleiste.
  • Um E-Mails dem Label zuzuweisen: Öffnen Sie das Label, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die gewünschte E-Mail, wählen Sie Beschriften als, aktivieren Sie Archivierte Mails und klicken Sie auf Anwenden.

So behalten Sie archivierte Inhalte thematisch geordnet und finden sie später schneller wieder als nur über „Alle E-Mails“.